6.資料作成-トヨタで学んだ資料作成「1分」で伝えきるワザ-

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「トヨタ式問題解決!」

1分間の短い時間で、“効率的”かつ“本質的”な情報を伝えるコツとは?

「結論を先に」でもまだ不十分!

多忙な上司の時間を1分だけもらって即OKをもらう秘訣を紹介します。

忙しい上司の承認を早く得るには!

日常業務のさまざまな場面で、上司の承認をもらう案件があります。

上司には「ペライチの資料」で報告してみましょう。

「ペライチの資料」の作り方を訓練し、習熟することが大切です。

「ペライチ」とA4一枚のこと

トヨタの資料はA3一枚」にまとめる話は有名です。

しかし、A3一枚にまとめるのは昇進試験の時のみ。パワーポイント20枚ほどの資料をA3一枚にまとめます。

日々の業務でこれをやると「お前は暇人か!」と叱られてしまいます。

そこで、日々の業務でA4一枚に要点を押さえた資料を作成しているのです。

1分で説明し即決してもらう

要点を押さえA4一枚の資料が作られていれば、

「〇〇の件ですが、これで進めてよろしいでしょうか?」と

1分で説明でき、即決をもらえます。

1分で伝えきる資料の作り方

①「何の話か」を書く

この資料のお題は何か?

人は結論よりも「どの案件の話なのか?」を

最初に知りたがるものです。

例)車種〇〇の走行中ノイズ対策について

②(上司に)「どんな回答や判断が求められているか」を書く

上司は「どんな判断をすればいいのか?」を早く知りたがります。

判断してほしいポイントを明確に伝えましょう。

例)対策Aと対策Bの検討結果の承認をお願いします

③「結論」を書く

「結論」としての事実、結果、自分の意見を伝えましょう。

例)検討の結果、対策Bが有効だと思われ、設計変更の実施を求めます

④「論拠」を列挙する

結論にいたった経緯や論拠、根拠を示しましょう。

3点の箇条書きにまとめると理解しやすくなります。

⑤必要に応じて「補足」を入れる

①~④までで基本的にはOK

追加で知らせたい参考情報があれば「補足」を箇条書きで記入しておきましょう。

【まとめ】1分で伝えきる資料の作り方

①「何の話か」を書く

(上司に)「どんな回答や判断が求められているか」を書く

「結論」を書く

「論拠」を列挙する

⑤必要に応じて「補足」を入れる

【ポイント】1分で伝えきる資料の作り方

・①~⑤の順番を間違えないこと

・①~⑤の順番は、口頭での報告でも同じように使える

・文字数をできるだけ減らすこと

・難しい専門用語は避ける

【おまけA4紙一枚主義を貫け! トップの証言「なぜこの提案に『GO』を出したのか」

トヨタ自動車 渡辺捷昭社長 PRESIDENT(2008.8.18)より

理解度チェック

長さ: 10 分

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