6．資料作成－トヨタで学んだ資料作成「1分」で伝えきるワザ－
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「トヨタ式問題解決！」
1分間の短い時間で、“効率的”かつ“本質的”な情報を伝えるコツとは？
「結論を先に」でもまだ不十分！
多忙な上司の時間を1分だけもらって即OKをもらう秘訣を紹介します。
忙しい上司の承認を早く得るには！
日常業務のさまざまな場面で、上司の承認をもらう案件があります。
上司には「ペライチの資料」で報告してみましょう。
「ペライチの資料」の作り方を訓練し、習熟することが大切です。
「ペライチ」とA4一枚のこと
トヨタの資料はA3一枚」にまとめる話は有名です。
しかし、A3一枚にまとめるのは昇進試験の時のみ。パワーポイント20枚ほどの資料をA3一枚にまとめます。
日々の業務でこれをやると「お前は暇人か！」と叱られてしまいます。
そこで、日々の業務でA4一枚に要点を押さえた資料を作成しているのです。
1分で説明し即決してもらう
要点を押さえA4一枚の資料が作られていれば、
「〇〇の件ですが、これで進めてよろしいでしょうか？」と
1分で説明でき、即決をもらえます。
1分で伝えきる資料の作り方
①「何の話か」を書く
この資料のお題は何か？
人は結論よりも「どの案件の話なのか？」を
最初に知りたがるものです。
例）車種〇〇の走行中ノイズ対策について
②（上司に）「どんな回答や判断が求められているか」を書く
上司は「どんな判断をすればいいのか？」を早く知りたがります。
判断してほしいポイントを明確に伝えましょう。
例）対策Aと対策Bの検討結果の承認をお願いします
③「結論」を書く
「結論」としての事実、結果、自分の意見を伝えましょう。
例）検討の結果、対策Bが有効だと思われ、設計変更の実施を求めます
④「論拠」を列挙する
結論にいたった経緯や論拠、根拠を示しましょう。
3点の箇条書きにまとめると理解しやすくなります。
⑤必要に応じて「補足」を入れる
①～④までで基本的にはOK。
追加で知らせたい参考情報があれば、「補足」を箇条書きで記入しておきましょう。
【まとめ】1分で伝えきる資料の作り方
①「何の話か」を書く
②（上司に）「どんな回答や判断が求められているか」を書く
③「結論」を書く
④「論拠」を列挙する
⑤必要に応じて「補足」を入れる
【ポイント】1分で伝えきる資料の作り方
・①～⑤の順番を間違えないこと
・①～⑤の順番は、口頭での報告でも同じように使える
・文字数をできるだけ減らすこと
・難しい専門用語は避ける
【おまけA4紙一枚主義を貫け！ トップの証言「なぜこの提案に『GO』を出したのか」
トヨタ自動車 渡辺捷昭社長 PRESIDENT（2008.8.18）より
理解度チェック
